M10D 215,072 MHz Zadzwoń do studia 41 200 20 20 
7 kwietnia br. wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jakie będą jej zasady? O tym rozmawialiśmy w programie Radia Kielce „Niebezpieczne związki” z Karolem Kaczmarskim, wiceprezesem Świętokrzyskiego Związku Pracodawców Prywatnych Lewiatan.
27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona pracę zdalną do Kodeksu pracy. Nowelizacja określa formy pracy zdalnej oraz kto i na jakich zasadach będzie mógł o nią wystąpić. 7 kwietnia wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej.
Brak jednego wzoru organizacji i rekompensowania pracy zdalnej oraz okazjonalna praca zdalna, to największe wyzwania, jakie stoją przed przedsiębiorcami według ekspertów z Konfederacji Lewiatan, OPZZ oraz NSZZ Solidarność.
Pracodawcy o pracy zdalnej
– Nie ma jednego standardu podejścia na naszym rynku pracy do organizacji pracy zdalnej – powiedział PAP mec. Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.
Zwrócił uwagę na to, że wiele czynników wpływa na sposób i zakres wprowadzania pracy zdalnej w firmach. Plany zależą od sektora, w którym dana firma działa, od tego, ilu pracowników może korzystać z możliwości pracy zdalnej oraz ilu pracowników jest zainteresowanych taką pracą. Zaznaczył, że inne podejście do pracy zdalnej będzie miała firma zatrudniająca programistów, a inne podejście będzie miała firma zajmująca się usługami transportowymi.
W jego ocenie zagadnienie pracy zdalnej jest istotne z punktu widzenia wielu grup pracowników i dlatego też pracodawcy nie mogą porzucić możliwości wykonywania pracy zdalnej.
– Często dostęp do pracy zdalnej wpływa na atrakcyjności danego pracodawcy, taka możliwość wpływa na chęć podjęcia współpracy z danym pracodawcą – zaznaczył Lisicki.
Powiedział, że znajdą się także pracodawcy, którzy ograniczą się do przyjmowania wniosków pracowników o umożliwienie pracy zdalnej okazjonalnej, czyli 24 dni pracy zdalnej w danym roku kalendarzowym.
Zaznaczył, że przy pracy zdalnej okazjonalnej, pracodawcy także muszą stworzyć i posiadać odpowiednią dokumentację.
– Będą musieli mieć opracowaną ocenę ryzyka zawodowego pod kątem pracy zdalnej, odpowiednią informację dla pracowników odnoście bezpiecznych warunków pracy w ramach pracy zdalnej oraz odebrać stosowne oświadczenia od tych pracowników, że zapoznali się z powyższymi dokumentami oraz że zobowiązują się do ich przestrzegania, a że ich stanowisko pracy zdalnej spełnia wymagania BHP – wymienił.
Zaznaczył, że koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej będą się różnić w poszczególnych firmach.
– Ustawodawca w żaden sposób nie ujednolicił kwot wynikających z kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (energia elektryczna, dostęp do usług telekomunikacyjnych), zatem kwoty są ustalane na poziomie każdego zakładu pracy. Spodziewamy się zróżnicowania kwot nawet przy wykonywaniu tożsamych zadań pomiędzy poszczególnymi pracodawcami (…) Nie będziemy mieli jednego wzoru organizacji i rekompensowania pracy zdalnej – powiedział.
Związki zawodowe o pracy zdalnej
Koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej i ich określanie są zgłaszane przez związki zawodowe jako jeden z dwóch newralgicznych elementów. Drugim zgłaszanym problemem dotyczącym wprowadzenia pracy zdalnej – według związkowców – jest praca zdalna okazjonalna.
Według dr Anny Redy-Ciszewskiej, ekspertki NSZZ Solidarność, największym problemem pracodawców w zakresie pracy zdalnej, będą jej koszty.
– Pracodawcy mają problem jak obliczyć te koszty. Jako strona związkowa proponowaliśmy aby zakres minimalnych stawek świadczeń związanych z pracą zdalną, został określony w przepisach powszechnie obowiązujących.
Zaznaczyła, że z perspektywy organizacji związkowych, jedyną kontrowersją w pracy zdalnej, jest praca okazjonalna. – Obawiamy się, że będzie nadużywana i że z założenia będzie bezkosztowa i pracodawca nie będzie ponosić żadnych kosztów związanych z pracą zdalną – dodała.
– Będziemy przyglądać się stosowaniu w zakładach pracy przepisów dotyczących pracy zdalnej- zapowiedział Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ. – Kodeks pracy pozwala bowiem na kilka metod wprowadzenia pracy zdalnej – w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi, wydania przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej, w szczególnych przypadkach polecenia pracodawcy czy też bezpośredniego porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem – powiedział Śmigielski.
Zaznaczył, że chociaż rozwiązania dotyczące wprowadzania pracy zdalnej są dość elastyczne, ma nadzieje, że pracodawcy będą je określać w sposób racjonalny, zwłaszcza jeśli chodzi o zwrot pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
– Wychodzimy z założenia, że na pracownika nie można przerzucać kosztów związanych z wykonywaną przez niego pracą, które dotychczas ponosił pracodawca. Należy zauważyć, że ustawa wymienia wprost tylko dwa koszty: energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne (Internet). Koszty, które może ponosić pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej mogą być jednak o wiele szersze, np. koszty ogrzewania, wody, środków czystości i higieny osobistej – wymienił.
Zauważył, że kodeks pracy pozwala na ich pokrywanie przez pracodawcę, ale muszą one być wprost wskazane w wewnątrzzakładowych aktach prawnych.
– Okazjonalna praca zdalna będzie również przedmiotem naszej uwagi – stwierdził Śmigielski.
Przypomniał, że pracodawca przy okazjonalnej pracy zdalnej nie ma obowiązku zwracania pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem takiej pracy, a także nie musi pracownikowi zapewnić materiałów i narzędzi pracy czy tez pomocy technicznej. Zaznaczył, że „jest to co prawda praca wykonywana na wniosek pracownika, ale będzie nas interesowała praktyka w zakładach pracy”.
– Dotychczasowe zasady wykonywania pracy zdalnej są zawarte w ustawie covidowej w jednym przepisie, który w sposób niezwykle oszczędny normuje ten obszar. Cieszę się zatem, że w kodeksie pracy znalazły się przepisy, które w sposób zdecydowanie bardziej kompleksowy i zrozumiały regulują to bardzo ważne dla pracowników, jak i pracodawców, zagadnienie – ocenił Śmigielski.
Ekspert o kosztach pracy zdalnej
Znowelizowane przepisy – mimo przeprowadzonych konsultacji – budzą wątpliwości i obawy wśród pracodawców.
– Szacuje się, że dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę na utrzymanie jednego pracownika zdalnego wynosi od 50 do 90 zł miesięcznie. Jednostkowa kwota nie wydaje się znacząca, ale w dużych organizacjach zadziała efekt skali – uważa dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. – Problemem jest nie tylko znaczne skomplikowanie przepisów, lecz również całkowite przerzucenie na zatrudniających całości kosztów pracy zdalnej – wskazał specjalista.
Mówił, że zgodnie z nowymi przepisami pracodawca pokryje koszty energii elektrycznej zużywanej dla celów pracy zdalnej, który szacowany jest przy obecnych cenach na około 30-32 gr za każdą godzinę pracy zdalnej, czyli ok. 50 zł miesięcznie, a także koszty pozostałych usług, jak chociażby dostęp do Internetu.
Według specjalizującego się w zarządzaniu zasobami ludzkimi eksperta szacuje się, że dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę na utrzymanie jednego pracownika zdalnego to od 50 do 90 zł miesięcznie.
– Obciążenie pracodawcy dodatkowymi kosztami związanymi z pracą zdalną może zniechęcić wiele organizacji do jej wdrożenia, zwłaszcza w kontekście rosnących znacząco w ostatnim czasie kosztów pracy. Choć jednostkowa kwota nie wydaje się znacząca, to w przypadku dużych organizacji zadziała efekt skali – zaznaczył.
Podkreślił jednocześnie, że udział pracodawcy w kosztach ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną był najbardziej oczekiwany przez pracujących z domu. Wskazał, że w raporcie Deloitte o stanie pracy hybrydowej w Polsce miesięczne dofinansowanie kosztów, np. do rachunku za prąd, za Internet, amortyzacji sprzętu – było postulowane przez 65 proc. pracowników.
– Na uwagę zasługuje natomiast ukłon ustawodawcy wobec pracodawców i pracowników w postaci zwolnienia ekwiwalentów oraz ryczałtów związanych z pracą zdalną ze składek społecznych i zdrowotnej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych – dodał.
W opinii dr Łuczaka obawy pracodawców w zakresie wdrożenia nowych regulacji wiążą się również z koniecznością zmiany wypracowanych modeli pracy zdalnej. Wyjaśnił, że opublikowane w listopadzie ub.r. badanie Deloitte wykazało, że 73 proc. organizacji wdrożyło jasne zasady dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej. Część z tych zasad – zwrócił uwagę ekspert – nawet jeżeli perfekcyjnie wpisało się w potrzeby organizacji i oczekiwania pracowników – będzie teraz musiała się zmienić, aby dostosować się do zapisów narzuconych przez ustawodawcę, jak chociażby okazjonalna praca zdalna na życzenie pracownika, która ograniczona zostanie do 24 dni w roku.
Z kolei możliwość przymusowego wysłania pracowników do pracy zdalnej została pracodawcom ograniczona jedynie do wyjątkowych sytuacji, jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii i do trzech miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawca będzie mógł również skierować pracowników do pracy zdalnej, jeżeli w wyniku działania siły wyższej nie będzie mógł zapewnić im bezpiecznych i higienicznych warunków w ich dotychczasowym miejscu pracy.
W nowych przepisach zagwarantowano również pracodawcy prawo do prowadzenia kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a także kontrolę w zakresie BHP i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola ta nie będzie mogła jednak naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Dr Łuczak podsumował, że trudno jednoznacznie określić, jaki będzie dalszy kierunek rozwoju pracy zdalnej i wskazać, czy podzieli ona los swojej poprzedniczki – telepracy, która nie była stosowana na szeroką skalę.
– Zakładać można, że pracownicy łatwo nie zrezygnują z wypracowanych przez ostatnie lata nowych metod pracy – ocenił.
