M10D 215,072 MHz Zadzwoń do studia 41 200 20 20 
Adres do e-Doręczeń przed 1 kwietnia br. będą musiały założyć tylko firmy, które zostały wpisane do KRS przed 1 stycznia br. – przypomniał resort cyfryzacji. Podkreślił, że usługa jest bezpłatna i całkowicie bezpieczna.
– Terminy wejścia w życie obowiązku założenia adresu do e-Doręczeń różnią się dla poszczególnych grup przedsiębiorców. Od 1 kwietnia 2025 r. adres do e-Doręczeń będą musiały posiadać firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. – czytamy w komunikacie resortu cyfryzacji.
Zaznaczono, że skrzynkę e-Doręczeń można założyć przed wejściem w życie takiego obowiązku.
Ministerstwo zwróciło uwagę, że list wysłany przez system e-Doręczeń ma taki sam skutek prawny jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru.
– e-Doręczenia to usługa zaufania, co oznacza, że nadawca i odbiorca są identyfikowani i nikt nie może przejąć ich adresów. Zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji, a sama usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści listu/dokumentu – podkreślono w komunikacie.
Przekazano również, że korespondencja z urzędami i instytucjami publicznymi w ramach e-Doręczeń jest bezpłatna. Wyjaśniono, że firmy mogą wysyłać cyfrowe listy polecone również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, korzystając z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Dodano, że firma może dysponować jednym adresem do e-Doręczeń, ale we wniosku o jego założenie można wskazać kilku użytkowników.
Resort cyfryzacji wyjaśnił również, że system e-Doręczeń działa w sposób zbliżony do poczty elektronicznej, jednak „jego korespondencja jest całkowicie bezpieczna, a na każdym etapie realizacji przesyłki wystawiane są prawnie ważne dowody”. Dodano, że adresy firm można znaleźć w rejestrach CEIDG i KRS.
e-Doręczenia – cyfrowa alternatywa dla listów poleconych
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Od 1 stycznia br. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy skarbowe oraz dla zawodów zaufania publicznego, np. adwokatów, radców prawnych, księgowych.
e-Doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które zastępuje tradycyjne listy polecone, zapewniając ich pełną funkcjonalność, jednocześnie eliminując konieczność papierowej korespondencji. Każda przesyłka jest szyfrowana, posiada potwierdzoną znacznikiem czasu datę wykonania każdej czynności, pełną historię oraz dowody potwierdzające m.in. nadanie i odbiór korespondencji, co gwarantuje ponadto jej autentyczność i integralność.
– W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej e-Doręczenia gwarantują pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy, eliminując ryzyko, że dokumenty trafią w niepowołane ręce – mówi Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu e-Doręczenia w Asseco Data Systems S.A.
Jak wybrać dostawcę e-Doręczeń?
Na rynku e-Doręczeń dostępni są dostawcy oferujący usługi kwalifikowane. Usługi te są przeznaczone dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych i spełniają wymogi ustawy o e-Doręczeniach.
Kwalifikowane e-Doręczenia umożliwiają korespondencję nie tylko z urzędami, ale także między firmami i osobami fizycznymi. Dzięki temu zapewniają elastyczność i szerokie możliwości komunikacji.
Zalety kwalifikowanej usługi e-Doręczeń Certum to m.in.:
- bezpieczeństwo – zapewniają wysoki poziom ochrony danych
- zgodność z przepisami – spełniają wymogi prawne, co daje pewność, że korespondencja jest zgodna z obowiązującymi regulacjami
- wszechstronność – umożliwiają komunikację z różnymi podmiotami, co jest szczególnie ważne dla przedsiębiorców
Wybierając dostawcę e-Doręczeń, warto zwrócić uwagę na te aspekty, aby wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom użytkowników.
– Usługa kwalifikowana oferowana przez Asseco umożliwia znaczną redukcję kosztów – istnieje możliwość założenia darmowej skrzynki do kontaktu z administracją publiczną bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Jest także możliwość nadawania elektronicznych przesyłek do firm i osób fizycznych – koszt wysłania takiej wiadomości jest kilkukrotnie niższy niż tradycyjna przesyłka papierowa, która może kosztować nawet kilkanaście złotych – zaznacza ekspert firmy.
Dostawcy komercyjni, w tym Asseco, oferują także dodatkowe funkcjonalności, które mogą wspierać działalność firm, takie jak:
- indywidualnie dopasowane skrzynki – różniące się pojemnością czy liczbą użytkowników
- integracja z systemami firmowymi poprzez API, co pozwala na automatyczne zarządzanie dokumentami
- zaawansowane powiadomienia (email lub SMS) i możliwość organizowania korespondencji poprzez foldery, etykiety i bazy kontaktów
- różne tryby nadawania przesyłek (polecony, polecony z potwierdzeniem, lub polecony z e-podpisem)
- przechowywanie przesyłek przez cały okres ważności skrzynki
- dodawanie wielu użytkowników i przypisywanie im odpowiednich ról z określonym dostępem do usługi
- łatwy dostęp do usługi na komputerach i urządzeniach mobilnych, co zwiększa komfort użytkowania
– Ponadto dbamy o intuicyjność naszej platformy, tak by przedsiębiorcy mogli z niej korzystać w sposób szybki i wygodny, zarówno w biurze, jak i w podróży – dodaje Paweł Wojtaszyk.
Przewaga konkurencyjna dzięki technologii
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla administracji publicznej wszedł w życie 1 stycznia br., a od 1 kwietnia 2025 r. obejmie również firmy zarejestrowane w KRS. Wprowadzenie tego systemu przyspieszy i uprości komunikację, eliminując konieczność wizyt na poczcie i skracając czas podejmowania decyzji biznesowych.
– Automatyzacja oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w e-Doręczeniach to przyszłość, która znacząco usprawni obieg dokumentów i zwiększy bezpieczeństwo komunikacji – mówi przedstawiciel Asseco. – Firmy, które już teraz wdrożą to rozwiązanie, zyskają znaczną przewagę konkurencyjną – dodaje.
Wykorzystanie e-Doręczeń w biznesie
Usługa e-Doręczenia może być wykorzystana w biznesie na wiele sposobów, zapewniając efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Oto kilka przykładów:
- korespondencja z urzędami: e-Doręczenia umożliwiają przedsiębiorcom szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów do instytucji publicznych, co jest szczególnie ważne w procesach administracyjnych
- transakcje handlowe: mogą być używane do przesyłania umów, faktur i innych dokumentów handlowych, zapewniając dowody wysłania i otrzymania oraz chroniąc dane przed ryzykiem utraty, kradzieży czy uszkodzenia
- komunikacja wewnętrzna: firmy mogą korzystać z e-Doręczeń do bezpiecznej wymiany informacji z pracownikami, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje obciążenia administracyjne
- obsługa klienta: e-Doręczenia mogą być wykorzystywane do przesyłania ważnych dokumentów do klientów, takich jak umowy, regulaminy czy powiadomienia, zapewniając autentyczność i integralność przesyłanych informacji
e-Doręczenia dla każdego?
Eksperci przewidują, że w przyszłości e-Doręczenia obejmą również osoby prywatne. Przykładem mogą być Włochy, gdzie Certyfikowana Poczta Elektroniczna (PEC) funkcjonuje od 2004 roku, a od 2023 roku każdy dorosły obywatel posiada oficjalny adres cyfrowy, umożliwiający kontakt z administracją publiczną. W 2022 roku przez system PEC wysłano 2,7 miliarda wiadomości, a dziś we Włoszech funkcjonuje ponad 15 milionów aktywnych skrzynek.
– Jestem przekonany, że podobna cyfryzacja komunikacji nastąpi również w Polsce. Polacy coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania, a e-Doręczenia z pewnością zyskają na popularności – podsumowuje Paweł Wojtaszyk.
Założenie adresu do e-Doręczeń
Proces jest w pełni zdalny i nie zajmuje dużo czasu. Wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie wcześniej kilku dokumentów.
Wszystkie informacje oraz wniosek znajdują się na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709
