M10D 215,072 MHz Zadzwoń do studia 41 200 20 20 
Pan Zbigniew prowadzi mały zakład obróbki metalu pod Skarżyskiem. Pani Halina ma kilkunastohektarowy sad jabłoni i wiśni w gminie pod Sandomierzem. Nie znają się, dzieli ich sto kilometrów i dwie zupełnie różne branże. Gdyby usiedli przy jednym stole, prawdopodobnie niewiele mieliby sobie do powiedzenia o pracy. On mówi o tolerancjach i zamówieniach z przemysłu, ona o pogodzie, oprysku i cenie skupu. A jednak wiosną 2026 roku oboje spędzili wieczory w podobny sposób – przy komputerze, ucząc się dokładnie tej samej rzeczy: jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Bo KSeF nie pyta o branżę.
Dwie strony tego samego rynku
W województwie świętokrzyskim od dekad rozwijają się najprężniej dwie branże. Na północy (Ostrowiec, Starachowice, Skarżysko, Końskie) pracuje dziedzictwo Staropolskiego Okręgu Przemysłowego, jednego z najstarszych ośrodków hutnictwa i metalurgii w Polsce, do którego z czasem dołączyły zakłady zbrojeniowe i przemysł maszynowy. Na południu i wschodzie (wokół Sandomierza i Opatowa), rozpościera się jedno z największych w kraju zagłębi sadowniczych i warzywnych. Wbrew obiegowej opinii ten rejon nie żyje z turystów, lecz z produkcji: z jabłek, wiśni, warzyw, które trafiają do skupów, chłodni, sieci handlowych i na eksport.
W całym województwie działa około 120 tysięcy zarejestrowanych firm, z czego mniej więcej co czwarta w samych Kielcach. Reszta rozkłada się po regionie nierówno, ale jedno jest stałe: w przeważającej części to małe i bardzo małe podmioty. Zakłady rodzinne, gospodarstwa, jednoosobowe działalności. I to właśnie je, niewielkie firmy, najmocniej dotknęła zmiana, która weszła w życie dla czynnych podatników 1 kwietnia 2026 roku i która obejmie także pozostałe podmioty w styczniu przyszłego roku. Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości z Systim – programu do samodzielnej księgowości, opisuje te zmiany w następujący sposób:
“Od 1 kwietnia KSeF przestał być tematem zarezerwowanym dla dużych spółek i działów finansowych. Obecnie obejmuje jedynie czynnych podatników, w przyszłym roku do grona użytkowników KSeF dołączą także najmniejsze firmy. W dużej firmie taki proces wdrożenia da się rozłożyć na kilka osób. W jednoosobowej działalności albo rodzinnym zakładzie często odpowiada za to ta sama osoba, która przyjmuje zamówienia, rozmawia z klientami i pilnuje płatności”
Świat pana Zbigniewa: faktury, metale i B2B
Zakład pod Skarżyskiem działa od kilkunastu lat. Pan Zbigniew obrabia metal na zlecenie większych firm – wykonuje elementy, podzespoły, krótkie serie. Jego klienci to przedsiębiorstwa, często z branży przemysłowej, które płacą przelewem, z odroczonym terminem, i wymagają faktur z dokładnym opisem. Sprzedaż jest w całości business-to-business, a to oznacza, że KSeF dotyczy bardzo dużej części jego pracy.
Dla niego największą zmianą nie było samo wystawianie faktur, te i tak robił elektronicznie. Zmienił się obieg dokumentów. Faktura, zanim trafi do kontrahenta, musi najpierw przejść przez system Ministerstwa Finansów, otrzymać numer i datę przyjęcia. To samo dotyczy faktur, które on otrzymuje od dostawców stali, narzędzi czy energii. Od 1 lutego 2026 roku odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla większości, więc pan Zbigniew musiał nauczyć się nie tylko wysyłać, ale i codziennie sprawdzać, co spłynęło do systemu od jego dostawców.
Świat pani Haliny: sezon, skup i VAT
Sad pani Haliny to inna logika zupełnie. Przychody kumulują się w kilku miesiącach zbiorów, a faktury wystawiane są głównie do skupów i pośredników. Kluczowe pytanie, które pani Halina musiała sobie zadać, brzmiało inaczej niż u pana Zbigniewa: czy jako rolnik w ogóle podlega KSeF?
Tu sytuacja jest niejednoznaczna i warto ją rozumieć. Rolnik ryczałtowy, korzystający ze zwolnienia, rozliczany jest co do zasady przez nabywcę (to skup wystawia wówczas tzw. fakturę VAT RR) i obowiązki KSeF wyglądają w jego przypadku inaczej niż u przedsiębiorcy. Ale rolnik, który zrezygnował ze zwolnienia i jest czynnym podatnikiem VAT, a takich w profesjonalnym, towarowym sadownictwie sandomierskim jest wielu, przejmuje te same nowe obowiązki, co każda inna firma. Pani Halina, rozliczająca VAT, należy do tej drugiej grupy. Dla niej e-faktura stała się więc codziennością tak samo jak dla zakładu spod Skarżyska.
Wspólny mianownik
I tu dwa światy, które nie mają ze sobą nic wspólnego, nagle się spotykają. Bo mechanizm jest identyczny niezależnie od tego, czy sprzedaje się frezowane elementy stalowe, czy skrzynki jabłek. Faktura przechodzi przez ten sam państwowy system. Obowiązuje ten sam termin. Liczy się ta sama data przyjęcia dokumentu. I pojawia się ta sama potrzeba: jednego miejsca, w którym widać wszystkie dokumenty – te wystawione i te otrzymane.
To dlatego zarówno w warsztacie, jak i w gospodarstwie pojawiło się to samo narzędzie: program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF, który pozwala wysyłać dokumenty do systemu, pobierać te od kontrahentów i pilnować ich statusów bez logowania się osobno do rządowej aplikacji. Różnica między hutnikiem a sadownikiem sprowadza się tu wyłącznie do treści faktury.
Pytanie, które zadają sobie oboje: liczyć samemu czy oddać księgowej
Drugie pytanie, które połączyło pana Zbigniewa i panią Halinę, dotyczy księgowości. Oboje przez lata korzystali z biura rachunkowego. I oboje po podwyżkach cen usług księgowych, o których w 2026 roku mówiła cała branża, zaczęli się zastanawiać, ile z tej obsługi mogliby przejąć sami.
Odpowiedź nie jest jednakowa dla wszystkich i warto to powiedzieć wprost. Firma z prostą strukturą często może prowadzić rozliczenia samodzielnie. Firma z pracownikami, złożonym VAT-em, eksportem czy pełną księgowością zwykle powinna zostać przy specjaliście. Granica nie przebiega między branżami, lecz między ilością dokumentów i ilością czasu jaką można miesięcznie poświęcić na ich ogarnianie.
– To bardzo częste pytanie i nie ma na nie jednej odpowiedzi. Najmniejsze firmy, rozliczające ryczałt albo prowadzące księgę przychodów i rozchodów, z reguły są w stanie poradzić sobie same, bo dzisiejsze narzędzia prowadzą użytkownika za rękę i automatyzują większość czynności. Ale w momencie, gdy pojawiają się pracownicy, skomplikowane transakcje albo pełna księgowość, rola doświadczonej księgowej staje się nie do zastąpienia. Sztuką jest trafnie ocenić, w którym miejscu tej skali jest się dzisiaj – mówi Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości w Systim.
W praktyce zarówno pan Zbigniew, jak i pani Halina wybrali rozwiązanie pośrednie. Codzienne wystawianie i pobieranie faktur prowadzą sami, a program do samodzielnej księgowości przejął większość rutyny: księgowanie dokumentów, pilnowanie terminów, przygotowanie plików do urzędu. Po doradcę sięgają wtedy, gdy pojawia się sprawa nietypowa, a takich w obu firmach jest mniej, niż się obawiali.
Dwa światy, jeden ekran
Sady i zakłady metalurgiczne, w świętokrzyskim pewnie jeszcze długo będą dzielić ze sobą miejsce na rynku. Ale w jednym, dość nieoczekiwanym punkcie, los małego przedsiębiorcy z obu krańców województwa wygląda dziś tak samo. Wieczorem, po pracy, zarówno pan Zbigniew, jak i pani Halina otwierają laptopa i patrzą na ten sam widok: listę faktur, statusy, terminy.
Zmiana, którą wprowadziło państwo, wprowadziła cyfrowy obieg dokumentów i przy okazji pokazała, że hutnik i sadownik, mimo całej dzielącej ich odległości, mogą korzystać z tych samych narzędzi. A skoro tak, to być może warto, by częściej wymieniali się doświadczeniami. Bo akurat tej jednej rzeczy uczyli się równolegle, każdy w swoim świecie, nie wiedząc, że ktoś sto kilometrów dalej mierzy się dokładnie z tym samym.
