M10D 215,072 MHz Zadzwoń do studia 41 200 20 20 
Można już oficjalnie wysyłać i odbierać pisma urzędowe poprzez e-Doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Kto i w jaki sposób może korzystać z usługi e-Doręczenia?
Nowa usługa zapewnia wygodny, tańszy i bezpieczniejszy sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.
Na stronie dedykowanej rozwiązaniu uruchomiono wyszukiwarkę, która pozwala szybko sprawdzić, jakie podmioty używają już e-Doręczeń.
– Wraz z początkiem nowego roku administracja państwowa weszła na wyższy – cyfrowy – poziom. Digitalizacja kolejnej usługi poprzez uruchomienie krajowego systemu e-Doręczeń usprawni pracę podmiotów publicznych, przyczyni się do szybszej wymiany informacji, a w efekcie skróci czas załatwiania spraw urzędowych. Nowoczesna i w pełni elektroniczna komunikacja z obywatelami oraz przedsiębiorcami to cel, do którego dążymy – podkreśla wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.
e-Doręczenia – elektroniczny odpowiednik tradycyjnych listów
e-Doręczenia jako elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru zaczęły powszechnie obowiązywać wraz z początkiem 2025 roku. Od 1 stycznia większość urzędów, instytucji i zawodów zaufania publicznego musi udostępnić obywatelom opcję prowadzenia korespondencji poprzez nowy system. Oznacza to zarówno możliwość odbierania, jak i wysyłania doręczeń w formie cyfrowej. Osoby zainteresowane wymianą pism w ramach nowej usługi mogą łatwo sprawdzić, czy wybrany podmiot publiczny korzysta już z e-Doręczeń.
W pierwszym etapie wdrożenia nowego rozwiązania taką formę wymiany korespondencji musi umożliwić większość urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych czy urzędów miast i gmin, a także jednostek publicznych oraz przedstawicieli zaufania publicznego. Docelowo adres oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych muszą posiadać wszystkie podmioty publiczne oraz duża grupa podmiotów niepublicznych.
Pismo z urzędu przez Internet
e-Doręczenia to wygodna i szybka forma korespondencji między obywatelami i przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. System pozwala zaoszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnym przesyłaniem dokumentów, ponieważ od teraz wszystkie urzędowe pisma i decyzje można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej. Bez potrzeby wizyty na poczcie czy w urzędzie, bez konieczności odbioru awizo, które trafiło do skrzynki podczas nieobecności w domu.
Aby korzystać w nowego rozwiązania, wystarczy założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Można to zrobić w kilku prostych krokach, składając wniosek poprzez stronę mObywatel.gov.pl. Po aktywacji osobista skrzynka do doręczeń elektronicznych jest dostępna z poziomu komputera lub telefonu w dowolnym miejscu i o każdej porze.
Więcej informacji na temat o e-Doręczeniach znajduje się na stronie www.gov.pl/web/e-doreczenia.
E-DORĘCZENIA – NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
e-Doręczenia. czyli listy polecone online – rozmowa z Magdaleną Kordas, radcą prawny i managerem w Grupie Olesiński & Wspólnicy.
Na czym polega usługa e-Doręczeń?
Magdalena Kordas: – Podstawowym założeniem e-Doręczeń jest otrzymywanie e-listów. Czyli to, co przychodzi do nas w sposób tradycyjny listem poleconym, na przykład decyzja z urzędu miasta, pismo z Urzędu Skarbowego czy Narodowego Funduszu Zdrowia, od dzisiaj możemy odbierać online. E-skrzynki mają też opcję tzw. komunikacji B2B, czyli spółka do spółki, czy spółka do obywatela. Nawet obywatele mogą sobie między sobą wysyłać ważne wiadomości w ten sposób. Komunikując się e-Doręczeniami otrzymujemy dowody nadania i odbioru równoważne z tradycyjnymi listami poleconymi.
Jakie działania musi podjąć obywatel, by skorzystać z usługi?
– Jako obywatele możemy uzyskać adres e-Doręczeń (ADE) i założyć skrzynkę, a następnie zawiesić ją, jeżeli usługa nam się nie spodoba. Można to zrobić przez stronę edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl. Usługa ma wiele zalet. List polecony z urzędu można odebrać z każdego miejsca na świecie, nie musimy martwić się o awizo.
Czy e-Doręczenia działają już w administracji publicznej?
– Od dzisiaj większość urzędów i organów administracji musi posiadać ADE i komunikować się z odbiorcami przez skrzynki do e-Doręczeń. Dla urzędów to jest duża rewolucja. Muszą one zintegrować e-Doręczenia ze swoimi wewnętrznymi systemami. Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach daje im okres przejściowy na dostosowanie się do zmian. Mają na to cały 2025 rok.
Czym różni się skrzynka do e-Doręczeń od ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza)?
– Skrzynka będzie działać podobnie jak e-PUAP, ale docelowo ma zastąpić tę usługę. W zakładce „moje skrzynki” możemy wybrać czy daną przesyłkę chcemy przesłać e-PUAPem czy e-Doręczeniami, natomiast od dziś to e-Doręczenia powinny być podstawową formą komunikacji z urzędami.
Jak można zalogować się do skrzynki do e-Doręczeń?
– Logowanie następuje z poziomu przeglądarki, nie musimy instalować aplikacji. Najpierw trzeba się uwierzytelnić. Możemy to zrobić przez kod QR wygenerowany w mObywatelu, e-PUAP, bankowość elektroniczną, podpis kwalifikowany i nowy dowód osobisty.
Kiedy przesyłka uważana jest za odebraną?
– Nie musimy codziennie logować się na skrzynkę i sprawdzać, czy przyszło jakieś pismo. Przy jej zakładaniu podajemy adres mailowy, na który przychodzi powiadomienie w momencie, gdy czeka na nas wiadomość. Mamy 14 dni na jej odbiór. Musimy kliknąć w wiadomość, żeby została uznana za odebraną. Wtedy automatycznie generuje się potwierdzenia odbioru, które widzi urząd.
Co się stanie, jeśli nie dotrzymamy terminu?
– Podobnie, jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych, działa tzw. fikcja doręczeń. Czyli jeżeli przez 14 dni nie pójdziemy z awizo na Pocztę, przesyłka jest uznawana za dostarczoną. W przypadku e-Doręczeń – jeżeli nie klikniemy w wiadomość, czyli nie odbierzemy jej w ciągu 14 dni, także zostanie uznana za dostarczoną.
Kto odpowiada za obsługę skrzynek do e-Doręczeń?
– Operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń za darmo dla obywateli, spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą też wybrać za opłatą dostawcę komercyjnego.
Jakie terminy na założenie skrzynki obowiązują przedsiębiorców?
– Jeżeli w tym roku założymy JDG lub spółkę, jesteśmy zobowiązani, żeby taki adres uzyskać od razu. Wszystkie spółki muszą posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń do 1 kwietnia br. Inne zasady obowiązują JDG. Jeśli działalność powstała przed 1 stycznia 2025 roku, ale będziemy dokonywać zmian w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – PAP) między 1.07.2025 r. a 30.09.2026 r., system także wymusi założenie ADE. Ostateczny termin dla istniejących JDG to 1.10.2026 r.
W jaki sposób przedsiębiorcy mogą założyć skrzynkę?
– Przez stronę biznes.gov.pl. Wniosek składa się zgodnie z reprezentacją tj. jeżeli w spółce są dwie osoby reprezentujące, to one muszą uwierzytelnić się przy zakładaniu skrzynki. Mogą też wyznaczyć pełnomocnika, który założy skrzynkę do e-Doręczeń w imieniu przedsiębiorstwa. Następnie reprezentant lub pełnomocnik wyznacza administratora, który będzie zarządzał skrzynką oraz nadawał i odbierał uprawnienia innym użytkownikom. W przypadku dużych spółek, gdzie przychodzi ogromna ilość korespondencji z administracji publicznej, wskazane jest nadanie uprawnień kilku osobom z różnych działów, np. HR, finansów, księgowości.
Jakie rady ma pani dla przedsiębiorców, którzy przestawiają się na e-Doręczenia?
– Ważne jest, aby zwrócić uwagę na kwestie ochrony danych osobowych i poufności. Wyciek danych czy dostęp nieupoważnionej osoby może stanowić problem i spowodować kary finansowe. Jeżeli rozstajemy się z jakimś pracownikiem, należy automatycznie odbierać mu dostęp do systemu. Skrzynki mają ograniczoną pojemność, więc ważne jest też, aby odpowiednio archiwizować wiadomości – na serwerze lub w chmurze – oraz wprowadzić gradację dostępu do archiwum. Istotne jest także, aby przeszkolić pracowników z systemu, zadbać o instrukcję obiegu i tzw. czynnik ludzki. Chodzi o to, aby ktoś się czuł odpowiedzialny za dany obszar wiadomości. Jeśli udzielimy dostępu zbyt wielu osobom, może się np. okazać, że nikt nie odczytał ważnego pisma, a termin 14 dni minie.
Jak ocenia pani system do e-Doręczeń?
– Elektronizacja korespondencji to dobra zmiana. W dobie pracy zdalnej czy częstych wyjazdów zagranicznych, wygodniej jest odebrać pismo na telefonie czy komputerze. E-Doręczeń nie należy się bać. Skrzynki są naprawdę intuicyjne, a darmowa e-komunikacja pozwoli zaoszczędzić pieniądze i czas.
